Virtuaalisessa tiimissä voidaan työskennellä samassa huoneessa samanaikaisesti tietokoneella viestimällä kasvokkain. Ääripää virtuaalisesta viestimisestä on työskentely tietokoneella eri puolilla maapalloa eri kellon aikaan. Viestintä tällöin tapahtuu pääsääntöisesti pelkästään tietoliikenteen välityksellä. Internet tarjoaa jatkuvasti uusia palveluja virtuaaliseen työskentelyyn. Suosituimmat ovat tällä hetkellä google docs ja skype.

Tästä päästäänkin virtuaalisen työskentelyn tarjoamiin hyötyihin. Työntekijöiden ei tarvitse olla samanaikaisesti läsnä toteutusta tehdessä, joten työnteko on joustavaa mutta samalla tehokasta. Google docs antaa jopa sen mahdollisuuden että virtuaalisen tiimin jäsenet näkevät reaaliaikaisesti mitä tiimin jäsen kirjoittaa dokumenttiin. Se on erinomainen apuväline esimerkiksi opiskelussa. Olemme monesti luokkatovereiden kanssa käyttäneet tätä internetpalvelua. Skype on oiva internetpalvelu, mikäli virtuaalinen tiimi haluaa pitää esimerkiksi kokouksia kasvokkain tai kahdenkeskisiä haastatteluja. Sen avulla voi myös lähettää viestejä ja jakaa tiedostoja. Pelkästään täysin tiedostojen jakamiseen tai tallentamiseen erikoistunut palvelu internetissä on melko monelle tuttu Dropbox. Se tarjoaa käyttäjälle heti rekisteröityään 2GB ilmaista talletustilaa ja ostamalla saa lisää tilaa. Toinen tallennuspalvelu joka tarjoaa rajattomasti tallennustilaa ja vielä täysin ilmaiseksi on Microsoftin Onedrive. Omaa kokemusta tästä ei ole, mutta uskon sen olevan hyödyllinen esimerkiksi opiskelijoille.  

Virtuaalinen tiimityöskentely eroaa monessakin mielessä kasvokkain työskentelystä. Huomattavin ero on se että ihmisen eleitä ja kasvojen ilmeitä ei päästä näkemään. Jos virtuaalinen tiimi ei käytä skypeä tai muuta reaalivideopalvelua, puuttuu ihmisten kasvokkain kanssakäyminen kokonaan. Kun puhutaan virtuaalisen tiimin johtamisesta, tarkoitetaan ihmisten johtamista verkossa sekä virtuaalijohtamisesta.

Strategisesta johtamisesta on puhuttu jo vuosia, johtamisesta ylipäätänsä. Virtuaalisen tiimin johtaminen ei ole vielä tuttua. Syy on siinä että se eroaa monella tapaa ”tavallisesta” johtamisesta. Virtuaalisen tiimin työntekijät saattavat sijaita eri puolella maapalloa, joten väistämättä törmätään aika-, kulttuuri- ja käytöseroihin. Esimiehen sosiaalinen läsnäolo puuttuu fyysisen etäisyyden vuoksi, siksi suhteiden ja luottamuksen rakentaminen on myös hankalampaa. Johtamisen tapa ja muoto on siis hyvinkin erilainen. Perinteistä tiimiryhmää, joka sijaitsee esimerkiksi samassa toimistossa, on huomattavasti helpompi koordinoida ja johtaa. Virtuaalisessa tiimissä esimiehellä on tärkeä rooli. Ajattelisin asian niin, että koska esimies ei ole sosiaalisessa kanssa käymisessä ryhmänsä kanssa, on tällöin palautteella ja muulla viestimisellä isompi merkitys. Viestimisen keinoista palaute ja kannustus rakentavat luottamusta. Se tekee esimiehen ja alaisen suhteesta vankemman.

Luin muiden opiskelijoiden blogikirjoituksia, monissa kirjoituksissa oli paljon samaa kuin omassani. Joissakin blogeissa oli myös sellaisia avoimuuden näkökulmia, joita en tullut itse edes ajatelleeksi. Se sai miettimään avoimuutta uudestaan. Esimerkiksi avoimuuteen vaikuttaa myös se onko toimistohuoneet avoimia vai lukittuja huoneita, tällaista en osannut ajatella. Monessa kirjoituksessa korostettiin myös sitäkin että avoimuus lähtee omasta itsestään, miten on vuorovaikutuksissa muiden kanssa.

Koen itse omaavani hyvät vuorovaikutus taidot. Hyvä työilmapiiri ja tätä kautta avoimuus lähtee työntekijöistä, siksi pyrinkin siihen että edesautan hyvää yhteishenkeä kommunikoimalla muiden kanssa. Vuorovaikutus on tärkeää, siten työntekijät kokevat olonsa hyväksytyksi. Kun koetaan olo ryhmässä hyväksytyksi, ihminen uskaltaa olla myös avoin.

Moni googlesta selaamani artikkeli oli jo blogeissa käytössä. Törmäsin artikkeliin vuodelta 2013, vuosiluvusta huolimatta kirjoitus oli mielestäni edelleenkin paikkaansa pitävä ja pystyin jopa samaistumaan siihen. Kirjoitus kertoo professori Janne Tienarin ajatuksista uuden sukupolven johtamisesta. Janne puhuu z-sukupolvesta, joita on johdettava tavoitteiden kautta, ei niskaan hengittämällä. Tavoitteet on purettava ja niistä on keskusteltava. Z-sukupolvella tarkoitetaan nimenomaan nuorta sukupolvea, jotka ovat eläneet sosiaalisessa mediassa ja tietotekniikka on osa arkea. Janne määrittelee kirjaimen Z:n adjektiiveinä; uusi, jännä ja vähän pelottava. Z-sukupolvella vuorovaikutustaidot ovat erilaiset, he ovat tottuneet nopeaan kanssakäymiseen ja päivittäiseen median käyttöön. Globaalien mediajättien vaikutusvalta on kasvanut, mikä on kasvattanut yritysviestintää ja maineen merkitystä. Organisaatioissa viestintä ja tarinat ovat tärkeämpiä kuin 15 vuotta sitten. Nuori sukupolvi ei kaipaa hierarkiaa, vaan puitteita toimia ja tilaa hengittää. Nuoret toivovat myös saavansa paljon palautetta, koska kommunikaatio on nuorelle sukupolvelle itsestäänselvyys. Luottamus näyttäytyy z-sukupolvelle avoimuutena, läpinäkyvyytenä ja individualistisena yhteisöllisyytenä. Vuorovaikutukselle asetetut tavoitteet ja käytännöt muuttuvat. Hyvä johtajuuskin muuttuu, siihen kuuluu henkilökohtaisuus, joustavuus, avoimuus, moniarvoisuus, oikeudenmukaisuus ja johdonmukaisuus.

Lähde: http://pienyrityskeskus.aalto.fi/fi/current/news/2013-02-07/

Avoimuus, sana joka tarkoittaa läpinäkyvyyttä, jakamista ja täydentävyyttä. Synonyymeinä voidaan käyttää avaramielisyyttä, ymmärtäväisyyttä, hyväksymistä tai vastaanottavaisuutta. Näistä sanoista jokainen liittyy tavalla tai toisella viestimiseen. Viestiminen on yksi tärkeimmistä johtamisen osa-alueista. Mikäli organisaation sisäisessä tiedottamisessa on puutteita, ei ole myöskään innovatiivisuutta. Nimittäin tiedottaminen lisää avoimuutta ja avoimuus taas lisää innovatiivisuutta. Luulen että monissa organisaatioissa, joissa on monta johtoporrasta, ovat törmänneet tähän ongelmaan, että avoimuutta työyhteisössä ei enää ole. Esimerkiksi osastotyöntekijät tavaratalossa tietävät usein vain lain puitteissa työhön liittyvät välttämättömät asiat. Säännöt ja tavat toimia tulevat ylemmältä johtoportaalta melko suoraan, tämän takia innovointia ei ole. Lisäksi taloudellinen tilanne lisää paineita ja kireyttä työilmapiiriin, mikä estää työntekijöiden luovuutta ideoimiseen.

Avoimuutta edistää esimiehen rooli viestinnässä. Miten sisäinen viestintä tapahtuu ja mistä asioista viestitään. Organisaation sisäisessä viestimisessä on kaksi ääripäätä. Toimitaanko yrityksessä lapputekniikalla eli esimies kirjoittaa muistilappuja työntekijöille sinne tänne, sisältäen sanoja ”toimi näin” tai ”tee näin”. Esimies on sulkeutunut ja on harvoin työntekijöiden kanssa kasvotusten tekemisissä. Työntekijöistä tuntuu että heiltä pimitetään tietoa tulevaisuudesta, mikä tekee työntekijöistä epätietoisia ja työpaikan varmuus on kysymysmerkki. Tällainen tapa ei edistä avoimuutta, eikä myöskään työntekijöiden innovaatiota. Kuilu esimiehen ja työntekijän välillä kasvaa ja yhteishenki heikkenee.

Toinen ääripää ihanteelliseen organisaation viestimiseen on yhteiset palaverit/kokoukset säännöllisesti. Esimies keskustelee työntekijöiden kanssa kasvotusten toiminnasta ja sallii yhteisen hetken toiminnan kehittämiselle. Avoimuutta edistää myös hyvät vuorovaikutustaidot eli esimies osaa kuunnella alaistaan sekä ottaen huomioon tämän tarpeet. Avoimuus siis syntyy pitkälti organisaation sisäisen viestinnän tavoista. Avoimuus on hyve, joka lisää yhteistä hyvää synergiaa. Kuten aikaisemmin mainitsin, avoimuus lisää innovointia ja yhteistä tekemistä, mitkä sen sijaan kasvattavat yhteishenkeä sekä tekevät toiminnasta tehokkaampaa.

Eletään vuotta 2016, asia mikä on tänä päivänä varmaa, on muutos. Sitran tämän vuoden megatrendi tutkimusjulkaisun mukaan, vuoden 2018 trendi on kaiken tiedon varastointi digitaalisesti. Seuraava trendi on ennustettu vuodelle 2021, joka on robotisaatio palvelut. Ennemmin tai myöhemmin nämä trendit hiipivät myös organisaatioihin, mikä vaikuttaa myös työntekijöiden toimintaan. Teknologia alkaa vähitellen korvata työntekijöitä. Tulee muistaa että teknologia ei ole ainut asia mikä muuttuu ja kysymys kuuluukin, ovatko organisaatiot avoimia muutokselle? Sillä muutosta kohtaan tarvitaan avoimuutta ja mielenkiintoa, päinvastaisesti ahdasmielisyys ajaa organisaation nurkkaan.

Esittely

Olen 21 vuotias tradenomi opiskelija Kouvolasta. Tämä blogi on toteutettu johtamisen ajankohtaisteema kurssin myötä. Tässä blogissa tarkastellaan johtamistyyppejä ja johtamisen työkaluja oman näkökulmani sekä kokemuksieni kannalta. Blogi kirjoittaminen on minulle vielä melko vierasta, joten olen ensikertalainen näissä hommissa. Bloggaaminen on minusta kyllä mielenkiintoista, koska se on koko ajan yleistymässä ja sillä jopa ansaitaan elantoa.

Vuodatus

Valitsin blogi vaihtoehdoista tämän, koska palvelu vaikutti selkeälle ja helpolta käyttää. Aikaisempaa kokemusta palveluista ei tosiaan ole, joten osittain arpapelilläkin mentiin.

Blogi ja muut somekanavat

Eri viestintäkanavat somessa ovat yleistyneet yrityksen näkökulmasta vuosien aikana. Jos tätä tarkastellaan nimenomaan yrityksen kannalta, niin blogi on niistä todennäköisesti vierain. Luulen että monet yritykset ajattelevat internetpalveluista näin, "koska muutkin ovat siellä, niin ollaan mekin". Olen sitä mieltä internetpalveluiden käytössä, että mikäli leikkiin ryhtyy, se leikin kestäköön. Tällä tarkoitan sitä että internetpalveluiden käyttäminen vaatii aktiivista päivittämistä, jotta herätetään kiinnostusta ja saadaan seuraajia. Tämä pätee nimenomaan Facebookissa, YouTubessa, Instagramissa ja Twitterissä. Blogit ovat siinä mielessä eri juttu, koska ensinnäkin palvelut, jotka tarjoavat blogikirjoitus mahdollisuutta on monia ja monet niistä ovat vielä usealle vieraita. Minä tiesin nimeltä näistä vaihtoehdoista yhden, bloggerin. Ja toisekseen yleensä blogien sisältö on vähemmän markkinoivaa kuin esimerkiksi yritykset joilla on profiileja Facebookissa tai Instagramissa. Koen että blogin käyttäminen on hyödyllisempi esimerkiksi voittoa tavoittelemattomille yhdistyksille.

Johtamisviestintä ja Blogi

Blogikirjoitukset ovat yleisesti ottaen omien mielipiteiden ja ajatusten jakamista varten. Blogi ja johtaminen.. Hmm, mielestäni ajatustasolla idea on hyvä mutta en tiedä toteutuksesta. Työpaikoilla on tietysti paljon erilaisia kokouksia ja jaettavia tiedotteita, siinä mielessä blogi voisi toimia ns. kirjallisena raporttina. Viikon päätteeksi esimies voisi esimerkiksi tehdä lyhyen kirjoitelman viikon tapahtumista. Hän voisi blogissaan jakaa mietteitä omista ajatuksistaan ja ideoistaan toimintaa kohtaan, joita työntekijät voisivat sitten kommentoida kommentti osiossa. Tällaisissa asioissa, joita voidaan tuoda koko henkilöstön tietoisuuteen, voisi blogikirjoitus toimia. Julkaisun jakamisesta en ole varma meneekö se automaattisesti kaikkien nähtäväksi vai voiko sitä rajoittaa, ilmeisesti kaikilla palveluilla ei ole rajoittamisen mahdollisuutta. Tässä kohtaa esimiehen pitää olla tarkkana, mitkä tiedot saavat mennä kaikkien tietoisuuteen ja mitkä eivät.      

Blogin hyödyntäminen omassa esimies työssä

Itse esimiehenä luultavasti keskittyisin video- että kirjotuspostauksiin blogissa. Yrittäisin tuoda esille ajatuksia työstä ja parhaani mukaan haluaisin innovoida henkilöstöä kehittämään uusia ideoita sekä ennen kaikkea synnyttämään keskustelua. Haluaisin että työntekijät olisivat aktiivisesti keskustelussa mukana ja toisivat omia ajatuksiaan julki. Siitähän blogikirjoittamisessa on kyse, ajatusten jakamisesta ja keskustelu edistää uusien ideoiden syntymistä. Luulen että esimiehenä olisin blogikirjoituksissa melko avoin, jättäisin sellaisen niin sanotun jämäkän esimiehen roolin töihin ja blogi voisi toimia sellaisena rentona "me hengen" luojana. Blogi palvelua valitessa käyttäisin sellaista palvelua, jossa olisi mahdollisuus rajata lukijat omaan henkilöstöön.